Sprzedaż samochodu firmowego to transakcja wymagająca precyzyjnego udokumentowania, zwłaszcza w zakresie podatku VAT. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który krok po kroku pomoże prawidłowo wystawić fakturę i rozliczyć sprzedaż pojazdu.
Kiedy faktura jest obowiązkowa?
Faktura VAT jest wymagana zawsze, gdy samochód był używany w działalności opodatkowanej, niezależnie od tego, jaki procent VAT przedsiębiorca odliczył podczas jego nabycia. Obowiązek dotyczy także sytuacji, gdy VAT w ogóle nie podlegał odliczeniu (np. zakup w procedurze marży) lub gdy pojazd został wprowadzony do firmy z majątku prywatnego.
Wyjątkiem jest sprzedaż samochodu firmowego osobie fizycznej – w tym przypadku wystawienie faktury nie jest obligatoryjne, chyba że nabywca o nią poprosi. Nabywca może zgłosić żądanie wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy od daty dostawy pojazdu lub otrzymania zapłaty.
Przygotowanie dokumentów przed sprzedażą
Przed wystawieniem faktury przygotuj i sprawdź komplet dokumentów, aby przyspieszyć finalizację transakcji:
- dowód rejestracyjny pojazdu,
- karta pojazdu (jeśli była wydana),
- potwierdzenie przeglądów technicznych.
Dokumenty powinny być dostępne jeszcze przed przejściem do wystawienia faktury.
Procedura wystawienia faktury w systemie księgowym
Dostęp do ewidencji środków trwałych
Aby wystawić fakturę sprzedaży samochodu będącego środkiem trwałym firmy, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- Wejść do zakładki ewidencje » środki trwałe.
- Zaznaczyć pojazd na liście.
- Z górnego menu wybrać opcję sprzedaż.
Po wykonaniu tych czynności otworzy się okno do wystawiania faktury VAT.
Uzupełnianie wymaganych pól
W oknie faktury uzupełnij wszystkie niezbędne informacje, zwracając uwagę na poprawność danych:
- dane nabywcy (lub wybierz opcję „brak”, jeśli nabywcą jest osoba prywatna bez NIP),
- datę sprzedaży,
- datę wystawienia faktury,
- metodę płatności,
- termin płatności,
- szczegóły dotyczące pojazdu,
- wartość transakcji.
Faktura musi zawierać pełne dane sprzedawcy i kupującego, szczegóły pojazdu oraz prawidłowo wykazaną stawkę i kwotę VAT.
Stawka VAT i klasyfikacja transakcji
Stawka VAT 23%
Jeśli samochód był wykorzystywany w działalności opodatkowanej, zastosuj stawkę VAT 23%. Wysokość pierwotnego odliczenia VAT przy zakupie pojazdu nie wpływa na stawkę przy sprzedaży.
Kod GTU 07
W polu GTU wybierz GTU 07 (wcześniej włącz GTU w: USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI JPK_V7 » GTU). Oznaczenie GTU 07 jest niezbędne do prawidłowego raportowania w JPK_V7.
Księgowanie faktury
Po zapisaniu faktury system zwykle wykonuje automatyczne księgowania zgodnie z poniższym schematem:
- wartość netto – ujmowana w kolumnie 10 KPiR (od 2026 roku) jako pozostałe przychody;
- kwota podatku VAT – rejestrowana w rejestrze VAT sprzedaży;
- oznaczenie w JPK_V7 – faktura otrzymuje kod GTU 07.
Niezamortyzowana część pojazdu
Jeśli samochód nie został całkowicie zamortyzowany, niezamortyzowana część stanowi koszt uzyskania przychodu i ujmuje się ją w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki.
Dokument likwidacji środka trwałego
Po wystawieniu faktury sprzedaży system automatycznie tworzy dokument LT (dowód likwidacji środka trwałego). Sprawdź i zarchiwizuj go zgodnie z poniższymi wskazówkami:
- dokument jest dostępny w zakładce ewidencje » środki trwałe,
- kliknij nazwę środka trwałego i przejdź do podzakładki dokumenty majątkowe,
- dokument należy wydrukować i przechowywać w dokumentacji firmy.
Procedura przekazania pojazdu
Po podpisaniu umowy i ewentualnym wystawieniu faktury przekaż pojazd kupującemu, upewniając się, że:
- kupujący otrzymał wszystkie wymagane dokumenty,
- pojazd posiada aktualne przeglądy,
- transakcja została potwierdzona i udokumentowana.
Specjalne przypadki
Sprzedaż osobie fizycznej
Sprzedając samochód firmowy osobie fizycznej, nie ma obowiązku automatycznego wystawienia faktury. Nabywca może zażądać faktury w ciągu trzech miesięcy od dostawy lub zapłaty — dla celów dowodowych warto przyjąć żądanie w formie pisemnej.
Pojazdy wcześniej amortyzowane
W przypadku sprzedaży samochodu, który był amortyzowany i zakupiony z odliczeniem VAT, sprzedawca rozlicza VAT od wartości sprzedaży zgodnie z obowiązującą stawką. Dopilnuj poprawnego ujęcia podatku na fakturze.
