Brak wystawienia faktury na żądanie nabywcy to naruszenie obowiązków przedsiębiorcy, które może skutkować zawiadomieniem urzędu skarbowego, kontrolą i dotkliwymi karami.
Po otrzymaniu zawiadomienia organ dokonuje wstępnej weryfikacji, a w razie potwierdzenia podejrzeń wszczyna kontrolę podatkową lub postępowanie karno-skarbowe wobec przedsiębiorcy.
Obowiązek wystawienia faktury – podstawa prawna
Podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę w sytuacjach określonych w Ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT dokument należy wystawić za sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz innego podatnika VAT, osoby prawnej niebędącej podatnikiem oraz na żądanie nabywcy – nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty.
Wyjątki dotyczą jedynie szczególnych przypadków i nie znoszą zasady wystawiania faktur. Dodatkowo art. 462 § 2 Kodeksu cywilnego pozwala nabywcy żądać pokwitowania w formie szczególnej, jeżeli ma w tym interes prawny. Brak faktury co do zasady nie pozbawia nabywcy możliwości rozliczenia zakupu na podstawie innych dowodów, natomiast dla sprzedawcy oznacza ryzyko sankcji.
Niewystawianie faktur utrudnia organom podatkowym kontrolę przepływu środków i odprowadzania podatków (VAT, PIT) oraz może zostać ocenione jako forma oszustwa podatkowego.
Jak złożyć donos (zawiadomienie) do urzędu skarbowego?
Zawiadomienie o podejrzeniu przestępstwa skarbowego (niewystawienie faktury) kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego, który jest organem przygotowawczym zgodnie z art. 118 Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Można je złożyć również na Policji.
Co powinno zawierać pisemne zawiadomienie (art. 119 k.p.k. w zw. z art. 113 § 1 KKS):
- dane zgłaszającego, w tym podpis,
- wskazanie adresata (właściwego urzędu) oraz danych podmiotu zgłaszanego,
- opis zdarzenia z możliwie precyzyjnymi datami i okolicznościami,
- dowody potwierdzające twierdzenia, np. potwierdzenia płatności, korespondencję z kontrahentem.
Anonimowe zawiadomienia są weryfikowane ostrożniej, wyłącznie na podstawie treści. Organy nie mają obowiązku wszczynać kontroli po samym zawiadomieniu – decyzja zależy od wyniku wstępnej weryfikacji.
Weryfikacja zawiadomienia przez urząd – co dzieje się najpierw?
Po wpływie zawiadomienia komórka ds. analiz i planowania przeprowadza weryfikację, korzystając z wielu źródeł i metod:
- urzędowych baz danych i rejestrów,
- danych dostępnych w Internecie,
- wymiany informacji z innymi organami,
- doświadczenia analityków i praktyki kontrolnej.
Podpisane zawiadomienia mają większą wagę niż anonimowe. Jeżeli informacje się potwierdzą, sprawa kierowana jest do dalszych czynności. W razie oczywistej niezasadności lub braku dowodów zawiadomienie może zostać odłożone bez podejmowania działań.
Wszczęcie kontroli podatkowej – procedura krok po kroku
Jeżeli weryfikacja potwierdzi podejrzenia, urząd może wszcząć kontrolę podatkową. Kontrola jest wszczynana z urzędu, a urząd nie ujawnia źródła informacji (np. zawiadomienia) – podatnik nie ma prawa wglądu w przyczynę.
Etapy kontroli:
- powiadomienie o wszczęciu – kontrolujący doręczają zawiadomienie, wskazując zakres czynności (m.in. art. 282a Ordynacji podatkowej);
- działania kontrolne – analiza dokumentów, w tym weryfikacja braku faktur; niewystawienie dokumentu zwiększa ryzyko wykrycia innych nieprawidłowości (np. ukrywania dochodów);
- protokół kontroli – po zakończeniu kontrolowany otrzymuje protokół z ustaleniami;
- zastrzeżenia – w ciągu 14 dni można zgłosić zastrzeżenia wraz z wnioskami dowodowymi; organ rozpatruje je co do zasady w 14 dni, uzasadniając ewentualne odmowy.
Niewystawianie faktur istotnie zwiększa ryzyko szerszej kontroli, w tym zakwestionowania rzetelności ewidencji.
Konsekwencje dla przedsiębiorcy – kary i sankcje
Brak wystawienia faktury może stanowić wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, zależnie od skali i zamiaru (art. 62 § 1 KKS).
| Rodzaj naruszenia | Kwalifikacja | Kara |
|---|---|---|
| Mniejsza kwota, brak intencji ukrywania | Wykroczenie skarbowe | Grzywna od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia |
| Większa wartość, ukrywanie dochodów | Przestępstwo skarbowe | Grzywna do 180 stawek dziennych; możliwe dodatkowe sankcje, np. zakaz prowadzenia działalności |
Przedsiębiorca naraża się nie tylko na kary finansowe, ale też na pogłębioną kontrolę (np. pod kątem nierzetelnych faktur – art. 62 KKS). Dla nabywcy brak jest bezpośrednich konsekwencji podatkowych, jednak warto zabezpieczyć dowody płatności do KPiR.
Prawa kontrolowanego i możliwość obrony
W toku kontroli podatnik może korzystać z następujących uprawnień i działań:
- wgląd w akta sprawy – bez prawa do poznania źródła wszczęcia kontroli;
- zgłaszanie zastrzeżeń do protokołu – w terminie 14 dni, wraz z wnioskami dowodowymi;
- reakcja na fałszywe zawiadomienie – gdy ktoś podpisał je cudzym imieniem, możliwe jest pisemne zaprzeczenie skierowane do urzędu;
- korzystanie z pełnomocnika – wsparcie profesjonalnego pełnomocnika ułatwia ochronę praw i argumentację.
Jak uniknąć problemów jako nabywca i sprzedawca?
Dla nabywcy:
W relacji z kontrahentem warto działać w sposób udokumentowany i konsekwentny:
- żądaj faktury na piśmie (e-mail, pismo) i zachowuj potwierdzenia,
- gromadź dowody transakcji: potwierdzenia przelewów, umowy, korespondencję,
- przypominaj o terminie wystawienia (do 15. dnia następnego miesiąca),
- składaj zawiadomienie do urzędu tylko przy solidnych podstawach i posiadanych dowodach.
Dla sprzedawcy:
Usprawnij procesy wystawiania dokumentów, by zminimalizować ryzyko sankcji:
- wystawiaj faktury terminowo i zgodnie z art. 106b ustawy o VAT,
- zapewnij sprawny obieg dokumentów (np. z wykorzystaniem KSeF, jeśli dotyczy),
- bezzwłocznie reaguj na żądania nabywców o wystawienie faktury,
- w razie opóźnień dokonuj właściwych korekt rozliczeń VAT – bez negatywnych skutków dla nabywcy.
W 2025 r. zasadnicze procedury pozostają bez zmian, a postępująca cyfryzacja (np. KSeF) ułatwia organom weryfikację transakcji. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie skarbowym.
