Księgi rachunkowe, nazywane też pełnymi księgami, muszą być prowadzone przez określone podmioty gospodarcze. Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. precyzuje, które jednostki mają obowiązek pełnej księgowości.
Kto ma obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych?
Poniższa tabela pomaga szybko sprawdzić, czy Twoja firma podlega obowiązkowi prowadzenia pełnych ksiąg:
| Podmiot | Kiedy powstaje obowiązek pełnych ksiąg |
|---|---|
| Spółki handlowe | zawsze – z mocy ustawy o rachunkowości |
| Osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych, spółka partnerska | gdy przychody netto za poprzedni rok obrotowy osiągnęły co najmniej równowartość 2 500 000 euro w walucie polskiej |
Możliwe jest także dobrowolne wybranie pełnej księgowości przez przedsiębiorców, którzy nie są do niej zobowiązani.
Kto może prowadzić księgi rachunkowe?
Jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg może wybrać jeden z dwóch wariantów. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przez samą jednostkę lub powierzone zewnętrznemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu). Dzięki temu spółka nie musi zatrudniać księgowego na etat i może korzystać z obsługi wyspecjalizowanego biura.
Jeżeli prowadzenie ksiąg zostanie powierzone na zewnątrz, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg i dowodów księgowych organom kontroli w siedzibie, miejscu zarządu lub innym miejscu za zgodą organu.
Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi były prowadzone w sposób:
- rzetelnie – księgi wiernie odzwierciedlają rzeczywisty stan majątkowy i finansowy jednostki;
- bezbłędnie – bez pomyłek rachunkowych i formalnych;
- sprawdzalnie – w sposób umożliwiający weryfikację danych i ścieżkę audytu;
- bieżąco – z zachowaniem terminowości, a nie wstecznie.
Księgi rachunkowe należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej (PLN). Ewidencje księgowe prowadzi się w jednostkach gospodarczych wyodrębnionych majątkowo, organizacyjnie i prawnie.
W praktyce ewidencję prowadzi się głównie w programach finansowo-księgowych, a zdarzenia gospodarcze ujmuje się systematycznie i chronologicznie.
Zasady nadrzędne rachunkowości
Każda jednostka prowadząca księgi sporządza własną politykę rachunkowości – zbiór zasad i wytycznych, na których powinna opierać się zgodnie z poniższymi regułami nadrzędnymi:
- zasada ciągłości – nieprzerwane prowadzenie ewidencji oraz spójność metod w czasie;
- zasada kontynuacji działania – przyjęte rozwiązania stosuje się w przewidywalnej przyszłości, o ile jednostka nie jest w likwidacji lub upadłości;
- zasada istotności – koncentracja na zdarzeniach mających znaczenie dla sprawozdań finansowych;
- zasada memoriału – ujęcie zdarzeń w momencie ich wystąpienia, niezależnie od przepływów pieniężnych;
- zasada współmierności przychodów i kosztów – przyporządkowanie kosztów do odpowiadających im przychodów okresu;
- zasada ostrożności – ujmowanie tylko pewnych przychodów oraz wszystkich znanych kosztów i strat;
- zakaz kompensaty – brak możliwości wzajemnego kompensowania aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów;
- wiarygodność – zapewnienie rzetelności i kompletności danych.
Dodatkowo obowiązują zasady dokumentacji i przejrzystości (każde zdarzenie jest właściwie udokumentowane, a ewidencje – jasne i czytelne) oraz terminowości i aktualności (wykorzystywanie najświeższych dostępnych informacji).
Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych
Przepisy precyzują momenty, w których należy otworzyć księgi rachunkowe:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe,
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
Zamknięcia ksiąg można dokonać w ciągu 3 miesięcy od wystąpienia powyższych zdarzeń.
Ramy prawne i międzynarodowe standardy
Głównym aktem prawnym regulującym prowadzenie ksiąg rachunkowych jest ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. Poza tym stosowane są także Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR), które uzupełniają krajowe regulacje w zakresie sprawozdawczości finansowej.
