Czym jest wolontariat?
Wolontariat to dobrowolna i zupełnie bezpłatna praca na rzecz innych. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wolontariuszem jest osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie.
Choć porozumienie (umowa) o wolontariacie nie tworzy stosunku pracy, warto je zawrzeć dla jasnego określenia obowiązków, zakresu zadań i odpowiedzialności obu stron.
Kiedy umowa o wolontariat jest obowiązkowa?
Przepisy przewidują jasne reguły dotyczące formy zawarcia porozumienia z wolontariuszem:
Umowa o wolontariat musi zostać zawarta na piśmie, jeżeli współpraca trwa dłużej niż 30 dni. Przy krótszych angażach wystarczy porozumienie ustne.
Jeśli współpraca przekracza 30 dni, umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
Obowiązki organizacji przyjmującej wolontariusza
Podmiot korzystający ze świadczeń wolontariusza ma szereg obowiązków wynikających z prawa. W szczególności powinien:
- zawrzeć umowę na piśmie – gdy wolontariat trwa powyżej 30 dni;
- przeprowadzić szkolenie BHP – zapewnić podstawowe przeszkolenie z bezpieczeństwa i higieny;
- poinformować o prawach i obowiązkach – udostępnić jasne zasady (ustnie lub pisemnie, np. regulamin, ulotka);
- dostarczyć materiały i narzędzia – wyposażyć wolontariusza w środki niezbędne do wykonywania zadań;
- zwracać uzasadnione wydatki – pokryć koszty poniesione w związku z wykonywaniem świadczeń na żądanie wolontariusza;
- zapewnić bezpieczne warunki – zorganizować miejsce i sposób pracy zgodnie z zasadami BHP;
- dać wsparcie merytoryczne i opiekę – zapewnić nadzór, instruktaż i bieżącą pomoc.
Obowiązki wolontariusza
Wolontariusz powinien działać zgodnie z prawem, poleceniami uprawnionych osób i z należytą starannością. Dodatkowo powinien:
- wykonywać zadania zgodnie z umową i wskazówkami organizacji,
- zachować w poufności informacje uzyskane podczas współpracy, w szczególności dane osobowe,
- wywiązywać się z ustalonego wymiaru czasu i terminów.
Struktura i najważniejsze elementy umowy
Poniższe zestawienie ułatwia przygotowanie kompletnego porozumienia o wolontariacie:
| Element umowy | Co powinno się znaleźć |
|---|---|
| Strony umowy | dane organizacji (nazwa, siedziba, NIP, REGON, KRS, reprezentacja) oraz wolontariusza (imię i nazwisko, nr dowodu, PESEL, adres) |
| Przedmiot umowy | konkretny opis zadań i charakter świadczeń jako nieodpłatnych |
| Wymiar pracy | liczba godzin, harmonogram lub zasady dyspozycyjności |
| Okres trwania | daty rozpoczęcia i zakończenia współpracy lub zasady jej wypowiedzenia |
| Miejsce wykonywania | adres/y, ewentualnie praca zdalna lub terenowa |
| Obowiązki stron | jasny podział odpowiedzialności organizacji i wolontariusza |
| Klauzula poufności | zobowiązanie do zachowania tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie współpracy |
| Załączniki | np. opis projektu, budżet, harmonogram, zakres obowiązków |
| Zmiany umowy | zastrzeżenie formy pisemnej pod rygorem nieważności |
Wzory umów dostępne w praktyce
Do przygotowania dokumentu można wykorzystać sprawdzone materiały referencyjne:
- wzory w formacie DOCX i PDF przygotowane przez organizacje wspierające NGO,
- ramowe wzory publikowane przez instytucje publiczne w programach finansowanych ze środków publicznych,
- przykładowe porozumienia dostępne w bazach materiałów dla organizacji pozarządowych.
Każdy wzór należy dostosować do specyfiki zadań i potrzeb organizacji, zachowując wymogi ustawowe.
Podstawa prawna
W sprawach nieuregulowanych porozumieniem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Postanowienia umowy muszą być zgodne z prawem polskim, w tym przepisami o ochronie danych osobowych i bezpieczeństwie pracy.
Praktyczne wskazówki
Przy sporządzaniu porozumienia o wolontariacie zwróć uwagę na kluczowe zasady:
- jasność zapisów – obowiązki, odpowiedzialności i zakres prac formułuj prosto i konkretnie;
- kompletność – uwzględnij wszystkie istotne elementy porozumienia (strony, zakres, czas, miejsce, BHP, poufność);
- realizm – dopasuj wymiar godzin i zadania do realnych możliwości wolontariusza;
- dwie kopie – przygotuj dwa jednobrzmiące egzemplarze, po jednym dla każdej strony;
- podpisy stron – dokument nabiera mocy po podpisaniu przez uprawnionych przedstawicieli i wolontariusza.
Dobrze przygotowana umowa chroni obie strony, porządkuje współpracę i sprzyja jej skutecznej realizacji.
