Świadectwo pracy – jakie informacje powinno zawierać, w tym odprawa

Świadectwo pracy to kluczowy dokument wydawany przez pracodawcę po ustaniu stosunku pracy, zawierający informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Zgodnie z Kodeksem pracy i rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, musi ono obejmować okres zatrudnienia, rodzaj pracy, stanowiska, tryb rozwiązania umowy oraz dane o urlopach i świadczeniach, w tym odprawach.

Obowiązek wydania świadectwa pracy i terminy

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu ustania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Jeśli nie jest to możliwe, dokument należy dostarczyć niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy na adres wskazany przez pracownika.

Brak wydania świadectwa lub błędy w jego treści mogą skutkować karą grzywny do 30 000 zł.

W przypadku przejścia pracownika do kolejnego pracodawcy świadectwo wystawia się za pełne okresy zatrudnienia, za które pracownik nabył prawa do świadczeń (np. urlopu wypoczynkowego). Pracownik ma prawo żądać sprostowania błędów, a pracodawca ma 7 dni na odpowiedź i ewentualne wydanie nowego świadectwa.

Podstawowe dane osobowe i informacje o zatrudnieniu

Świadectwo pracy zaczyna się od danych osobowych pracownika – imienia, nazwiska oraz numeru PESEL. Następnie zawiera szczegółowe informacje o zatrudnieniu:

• okres(y) zatrudnienia – dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy, w tym wszystkie okresy u danego pracodawcy;
• rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowiska – wskazanie etatów (np. pełny etat, 1/2 etatu) oraz pełnionych funkcji;
• wymiar czasu pracy – informacja o pełnym lub niepełnym etacie w czasie trwania stosunku pracy.

Te dane są niezbędne do obliczania stażu pracy i przyszłych świadczeń.

Tryb i podstawa prawna ustania stosunku pracy

Świadectwo musi precyzyjnie określać tryb rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy wraz z podstawą prawną, np. art. 30 § 1 pkt 1 KP (porozumienie stron) lub art. 52 KP (rozwiązanie bez wypowiedzenia). To kluczowy element wpływający na ewentualne roszczenia pracownika, np. w sprawach o odprawę.

Informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych

Ustawodawca nakazuje podanie danych służących ustaleniu praw ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych. Oto najważniejsze z nich:

• urlopy i zwolnienia – informacje o wykorzystanych urlopach i zwolnieniach;
  • wypoczynkowy, na żądanie i bezpłatny (z podaniem podstawy prawnej),
  • ojcowski, rodzicielski, wychowawczy oraz – od 2023 r. – opiekuńczy,
  • zwolnienie z powodu siły wyższej oraz do 2 dni rocznie na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia.
• niezdolność do pracy – liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym ustania zatrudnienia;
• praca zdalna – liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej (od 2023 r.);
• służba wojskowa – okres odbytej czynnej służby wojskowej lub form zastępczych;
• praca w szczególnych warunkach – okresy pracy w warunkach uciążliwych lub o szczególnym charakterze, istotne dla emerytury;
• okresy nieskładkowe – okresy przypadające w czasie zatrudnienia, uwzględniane przy emeryturze lub rencie;
• zajęcie wynagrodzenia – wzmianka o ewentualnym zajęciu pensji przez komornika.

Te informacje bezpośrednio wpływają na wysokość zasiłków, emerytur czy urlopów u nowego pracodawcy.

Odprawa i inne świadczenia pieniężne w świadectwie pracy

Świadectwo pracy musi zawierać informacje o świadczeniach przewidzianych w Kodeksie pracy, w tym odprawach, odszkodowaniach i innych należnościach. Konkretnie:

• odprawa pieniężna – wskazanie, czy pracownik otrzymał odprawę z tytułu zwolnień grupowych (art. 8 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników), wypowiedzenia umowy z przyczyn dotyczących pracodawcy lub rozwiązania umowy za porozumieniem stron w ramach grupowych zwolnień; podaje się kwotę i datę wypłaty;
• niezaspokojone należności – wykaz należności ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę, ale niezaspokojonych z powodu braku środków finansowych (np. zaległe wynagrodzenia, ekwiwalent za urlop);
• inne świadczenia – np. odszkodowania za niezawarcie umowy o zakazie konkurencji czy za naruszenie zasad równego traktowania.

Brak tych informacji może utrudniać lub uniemożliwiać pracownikowi dochodzenie praw, np. przed sądem pracy. Pracodawca nie wpisuje jednak wysokości bieżącego wynagrodzenia, chyba że pracownik zażąda.

Dodatkowe informacje na żądanie pracownika

Na wyraźne żądanie pracownika świadectwo może zawierać następujące dane:

• wysokość i składniki wynagrodzenia – np. pensja zasadnicza, premie, dodatki;
• uzyskane kwalifikacje – potwierdzone szkolenia, kursy i certyfikaty;
• szczególne formy zatrudnienia – np. wykonywanie pracy tymczasowej lub innej specyficznej formy pracy;
• osiągnięcia zawodowe – opcjonalny, krótki opis kluczowych sukcesów.

Żądanie należy zgłosić pisemnie przed wystawieniem świadectwa.

Formularz świadectwa pracy i zmiany od 2023 r.

Świadectwo pracy wystawiane jest na formularzu określonym w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2023 r. Od 2023 r. dodano pola dotyczące urlopu opiekuńczego, zwolnienia z powodu siły wyższej oraz pracy zdalnej, co odzwierciedla nowelizacje Kodeksu pracy.

Konsekwencje błędów i jak je naprawić

Jeśli świadectwo zawiera błędy (np. zła podstawa rozwiązania umowy lub brak informacji o odprawie), pracownik może żądać sprostowania w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu, a pracodawca ma 7 dni na dokonanie sprostowania. W razie odmowy – sprawa trafia do sądu pracy. Pracownik może też wstrzymać przedłożenie świadectwa nowemu pracodawcy, dopóki nie zostanie poprawione.

Podsumowanie kluczowych elementów świadectwa pracy

Aby szybko sprawdzić, co powinno znaleźć się w świadectwie pracy, skorzystaj z poniższego zestawienia: